Изучение технологии связей между файлами

Занятие 6
Цель занятия: Изучение технологии связей между файлами и консолидации данных в MS EXCEL.

Задание 1: Задать связи между файлами.
Порядок работы:
1. Запустите редактор электронных таблиц MS EXCEL и создайте новую электронную книгу.
2. Создайте таблицу «Отчет о продажах 1 квартал» по образцу:

И проведите расчеты Прибыли: Прибыль = Доходы - Расходы. Сохраните файл под именем «1 квартал».
3. Создайте таблицу «Отчет о продажах 2 квартал» по образцу в виде нового файла:

Для этого создайте новый документ и скопируйте таблицу отчета о продаже первый квартал, после чего исправьте заголовок и исходные данные.
Обратите внимание, как изменился расчет Прибыли. Сохраните файл под именем «2 квартал».
4. Создайте таблицу «Отчет о продажах за полугодие» по образцу в виде нового файла:

Для этого создайте новый документ и скопируйте таблицу отчета о продаже первый квартал, после чего исправьте заголовок таблицы и в колонке В удалите все значения исходных данных. Сохраните файл под именем «Полугодие».
5. Для расчета полугодовых итогов свяжите формулами файлы «1 квартал» и «2 квартал».

Задание 2: Обновить связи между файлами.
Порядок выполнения:
1. Закройте файл «Полугодие» предыдущего задания.
2. Измените значения «Доходы» в файлах первого и второго квартала, увеличив их на 100. Сохраните изменения и закройте файлы.
3. Откройте файл «Полугодие» Одновременно с открытием файла появится окно с предложением обновить связи. Для обновления нажмите кнопку Да. Проследите, как изменились данные файла полугодие (величина «Доходы» должна увеличиться на 200 р. И принять значение 887,18 р.).
В случае, когда вы отказываетесь от автоматического обновления, вам приходится выполнить это действие вручную.
4. Изучим процесс ручного обновления связи. Сохраните файл «Полугодие» и закройте его.
5. Вновь откройте файлы первого и второго кварталов и измените исходные данные Доходов, увеличив значения на 100 р. Сохраните изменения и закройте файлы.
6. Откройте файл «Полугодие». Одновременно с открытием файла появится окно с предложением обновить связи в меню Правка выберите команду Связи, появится окно. В окне перечислены все файлы, данные из которых используются в активном файле «Полугодие».
Задание 3: Консолидация данных для подведения итогов по таблицам данных сходной структуры.
Краткая справка. В Excel существует удобный инструмент для подведения итогов по таблицам данных сходной структуры, расположенных на разных листах или разных рабочих книгах, - Консолидация данных. При этом одна и та же операция (суммирование, вычисление среднего и др.) выполняется по всем ячейкам нескольких прямоугольных таблиц, и все формулы EXCEL строит автоматически.
Порядок работы:
1. Откройте все три файла задания 2 и в файле «Полугодие» в колонке В удалите все численные значения данных. Установите курсор в ячейку В3.
2. Выполните команду Данные/Консолидация. В появившемся окне Консолидация выберите функцию – «Сумма».
В строке «Ссылка» сначала выделите в файле «1 квартал» диапазон ячеек В3:В5 и нажмите кнопку Добавить, затем выделите в файле «2 квартал» диапазон ячеек В3:В5 и опять нажмите кнопку Добавить.

В списке диапазонов будут находиться две области данных за первый и второй кварталы для консолидации. Далее нажмите кнопку ОК, произойдет консолидированное суммирование данных за первый и второй кварталы.
Вид таблицы после консолидации приведен на рисунке:


Задание 4: Консолидация данных для подведения итогов по таблицам неоднородной структуры.
Порядок работы:
1. Запустите редактор электронных таблиц MS EXCEL и создайте новую электронную книгу. Наберите отчет по отделам за третий квартал по образцу:

Произведите расчеты и сохраните файл с именем 3 квартал.
2. Создайте новую электронную книгу. Наберите отчет по отделам за четвертый квартал по образцу:

Произведите расчеты и сохраните файл с именем «4 квартал».
3. Создайте новую электронную книгу. Наберите название таблицы «Полугодовой отчет о продажах по отделам». Установите курсор на ячейку А3 и проведите консолидацию за третий и четвертый кварталы по заготовкам таблиц. Для этого выполните команду Данные/Консолидация. В появившемся окне консолидации данных сделайте ссылки на диапазон ячеек А3:Е6 файла «3 квартал» и A3:D6 файла «4 квартал». Обратите внимание, что интервал ячеек включает имена столбцов и строк таблицы.
В окне Консолидация активируйте опции (поставьте галочку):
• Подписи верхней строки;
• Значения левого столбца;
• Создавать связи с исходными данными (результаты будут не константами, а формулами).
После нажатия кнопки ОК произойдет консолидации. Сохраните все файлы в папке вашей группы.
Обратите внимание, что все данные корректно сгруппированы по их заголовкам (по отделам). В левой части экрана появятся так называемые кнопки управления контуром (иерархической структурой). С их помощью можно скрывать или показывать исходные данные.