База данных (БД) – это организованная совокупность данных о конкретных объектах реального мира в какой-либо предметной области или разделе предметной области.
Например, база данных по видеофильмам, база данных поликлиники, база данных по металлам и сплавам, база данных по театральным постановкам.
Данные, которые хранятся в БД могут быть организованны
по-разному.
Существует три модели организации данных:
Иерархическая модель данных.
Это древовидная структура: каждая из вершин связана лишь с одной вершиной вышележащего уровня.
Сетевая модель данных.
Не имеет ограничений на количество связей, входящих в каждую вершину. Это позволяет отображать связь между объектами любой степени сложности.
Реляционная модель данных.
Данные представлены в виде двумерной таблицы. Эта структура наиболее распространена. Достоинства: простота, удобство реализации на компьютере.
Все данные организованы в таблицу. Любая таблица содержит поля (столбцы) и записи (строки).
Название поля 1 |
Название поля 2 |
Название поля 3 |
Название поля 4 |
Название поля 5 |
Поле – это элементарная единица организации данных. Каждое поле имеет уникальное имя. Для описания поля используется имя и тип данных.
Таблица обязательно должна содержать ключевое поле – поле, которое не содержит повторений. Если ключевое поле одно, то это простой ключ, если ключевых полей несколько, то ключ называется составным.
Запись – это совокупность значений связанных элементов данных (строка таблицы, содержащая конкретные значения полей).
Для работы с базами данных существует специальное программное обеспечение: СУБД (система управления базами данных) MS ACCESS.
Выделяются 4 основных объекта MS ACCESS:
Таблица – для хранения данных
Запрос – для выбора данных по условиям
Форма – для удобного представления данных
Отчёт – для вывода данных на печать.
Каждый объект работает в двух режимах: режим конструктора и режим таблицы (см. рисунок).
Таблицы – основные объекты СУБД Access, в них хранятся данные. Работать с таблицей можно в двух основных режимах:
1. Режим конструктора. Задание структуры таблицы, т.е. определяются типы, свойства полей, их число и названия. В этом режиме каждая строка верхней панели окна соответствует одному из полей определяемой таблицы.
2. Режим таблицы. Используется для просмотра, добавления, изменения, простейшей сортировки или удаления данных.
Типы полей: текстовый, числовой, логический, счётчик, дата/время, поле МЕМО.
Запросы – это специальные структуры, предназначенные для обработки БД. С помощью запросов выполняются отбор, фильтрация, сортировка, преобразование данных таблицы, создание новых таблиц, автоматическое заполнение данными.
Типы запросов:
Запрос-выборка – отбор данных из таблицы без изменений.
Запрос-изменение – изменение или перемещение данных (запрос на добавление или удаление записей, запрос на создание или обновление таблицы).
Запрос с параметром – определяет одно или несколько условий отбора.
Простой запрос – выбор полей из одной или нескольких таблиц, запросов.
Перекрёстный запрос – вычисляет сумму, сред. знач., число элементов и значения других статистических функций.
Формы – это объекты, с помощью которых в базу вводят новые данные или посматривают имеющиеся. Форма — это формат (бланк) показа данных на экране компьютера. В форму могут быть внедрены рисунки, диаграммы, аудио- (звук) и видеоизображения.
Режимы работы с формой:
1. Режим форм. Используется для просмотра и редактирования данных. Режим форм предоставляет дружественную среду для работы с данными и удобный дизайн их представления на экране.
2. Режим конструктора форм. Используется для изменения структуры или шаблона формы.
3. Режим таблицы. Режим позволяет увидеть таблицу, включающую все поля форм; чтобы переключиться в этот режим при работе с формой, надо нажать кнопку таблицы на панели инструментов.
Отчёты – это формы «наоборот», с их помощью данные выдают на принтер в удобном виде. Объект, предназначенный для создания документа, который в последствии может быть распечатан или включен в документ другого приложения. Отчеты, как и формы, могут создаваться на основе запросе» и таблиц.
Режимы работы с отчетом:
1. Режим предварительного просмотра. Этот режим позволяет увидеть отчет в таком виде, в каком он будет воплощен при печати.
2. Режим конструктора. Данный режим предназначен для изменения шаблона (структуры) отчета.
Макросы – это макрокоманды. Если какие-то операции с БД производятся особенно часто, имеет смысл сгруппировать несколько команд в один макрос и назначить его выделенной комбинацией клавиш. В MS Access имеется свыше 40 макрокоманд. Макрокоманды выполняют такие действия, как открытие таблиц и форм, выполнение запросов, запуск других макросов, выбор опций из меню, изменение размеров открытых окон и т.п.
Модули – это программные процедуры, написанные на языке Visual Basic. Если стандартных средств СУБД Access не хватает для удовлетворения особо изощрённых требований заказчика, программист может расширить возможности системы, написав для этого необходимые модули.