Лабораторная работа 3 (не готова). Создание двухтабличных форм

все надо сделать в одной базе данных access, но при этом должно быть 6 лабораторных, к примеру, делается 3 лабораторная, потом она копируется и в копии делается 4, и дальше копируется 4 и в копии делается 5, и т.д.
и алгоритм, то есть порядок основных действий, напечатанный в ворде


Лабораторная работа 3.
Создание двухтабличных форм.

В данной теме осваиваем методы создания подчиненных двухтабличных форм для связанных таблиц, заполнение таблиц с помощью этих форм.
Дальнейшая работа с таблицами и формами , построение расширенных фильтров для таблицы или формы.

1 .Создать в БД Студенты новую таблицу Группа.

НомерГруппы ФИОкуратора КоличествоСтуд СредБалл

Ключ в этой таблице – НомерГруппы

Создать связь между таблицами Группа и Студент по полю НомерГруппы

2. Создание подчиненной двухтабличной формы с помощью Мастера форм.

Активизируем вкладку Форма и команду Создание форм с помощью Мастера.
1. Указываем в окне Мастера имя главной таблицы – Группы.
2. Выбираем все поля таблицы Группы, затем выбираем поля таблицы Студенты, кроме поля НомерГруппы
3. Задаем режим Починенная форма
4. Определяем внешний вид формы и задаем ее имя

3. Заполняем одновременно обе таблицы во вновь созданной форме

4. Создаем простую форму в столбец для таблицы Сессия. Для удобства заполнения сделаем в поле НомерЗачеКниж двухстолбцовый список. Для этого преобразуем это поле в поле со списком в режиме КОНСТРУКТОР, активизируем команду Свойства для этого поля. В диалоговом окне Свойства ативизируем вкладку Данные в ней задаем источник данных - для поля НомерЗачКниж задаем из таблицы Студент поля НомерЗачКниж и Фамилия из таблицы Студент. В строке Присоединенный столбец – задаем 1.
Активизируем в окне Свойства вкладку Макет в ней на строке Количество столдцов задаем 2
После задания формы Сессия заполняем для всех студентов данные сессии

5. Создать в таблице Студент Расширенный фильтр
Выполняем команду Записи - Фильтр -Расширенный фильтр
В открывшемся окне задаем поля НомерГруппы и Фамилия в области, где задаются условия отбора. Зададим условия, например, значение номера группы Записать этот фильтр во внешнюю память Правой клавишей выбираем команду Применить фильтр.

Вопросы, на которые надо ответить при сдаче 2 темы

1. Что такое подчиненная форма
2. Как работает Мастер форм для создания двухтабличных форм.
3. Как вызвать расширенный фильтр
4. Особенности расширенного фильтра
Лабораторная работа № 4



Создание запросов на выборку и запросов с вычисляемыми полями.
Работа с Построителем выражений

Тема 1
Данная тема посвящена изучению и освоению способов построения запросов, осуществляющих фильтрацию записей с заданными условиями из таблиц БД и построению запросов с вычисляемыми полями.
Построение запросов осуществляется в КОНСТРУКТОРЕ запросов с использованием Построителя выражений.
.
1 .Построение запросов на выборку
Создать запрос для таблицы Студент в КОНСТРУКТОРЕ запросов, выбрать поля Номер Группы, Фамилия, , Имя, ДатаРождения . В строке Условие отбора для поля ДатаРождения задать с помощью Построителя следующие варианты условий
1. *.*.1993
2. Year([ ДатаРождения]) = 1993
3. Year([ ДатаРождения]) = [Введите год рождения] **
4. Month([ДатаРождения]) =5
5. Between #01.01.1993# And #30.06.1993#
6. 0?.06. & [вводите год]

Эти условия задаются в разных запросах, для этого из первого запроса создаем копии.

** в данном случае конкретное значение условия задаётся при выполнении запроса, на экране появляется диалоговое окно, в котором набираем конкретное значение условия. Такой способ задания условия называется - условие в виде параметра. При создании запроса в строке Условие отбора в квадратных скобках набирается произвольный текст-приглашение

Условия 2,3,4 могут быть заданы также в Построителе Выражений в отдельном поле, где в строке Поле набирается заданное условное выражение.
В результате выполнения этого этапа созданы 6 разных запросов

2. Создание запросов с вычисляемыми полями.

 В одном из запросов в КОНСТРУКТОРЕ сделать свободное поле – выражение, в нём, используя Построитель, набрать выражение
Year(Now ()) – Year( [ ДатаРождения])
В столбце запроса, верхняя строчка которого содержит указанное выражение, будут значения возраста каждого студента.


 Сделаем запрос из таблиц Студент и Сессия, можно Мастером запросов. В запрос поместить поля Фамилия, Имя , Отчество , НомерГруппы из таблицы Студент и поля отметок из таблицы Сессия.

 В отдельном поле набираем с помощью Построителя выражений выражение, которое позволит вычислить Средний балл каждого студента.

В полученном запросе можно ещё поставить фильтр, например, номер группы.

 Создаем вычислительное поле с использованием встроенной функции Iif из категории Управление


IIf([Выражение1]=5;"Повышенная стипендия";IIf([Выражение1] >=4;" Простая стипендия";" Нет стипендии"))
Результат выполнения указанного выражения – текстовое сообщение о назначении на стипендию в зависимости от среднeго балла сессии.
Вопросы, на которые надо ответить при 1 темы
1. Структура окна Построителя выражений .
2. Задание стандартных функций в выражениях.
3. Как создается вычисляемое поле.
4. Как создается условие отбора в виде параметра , особенности выполнения запроса, содержащий такое условие
Лабораторная работа № 5
Тема 1 Создание запросов с группировкой

Эти запросы часто используется в практике ведения БД.

1. Создать запрос с группировкой на базе таблицы СТУДЕНТ в КОНСТРУКТОРЕ.
Запросы с группировкой позволяют провести простейшие статистические вычисления на множестве однотипных данных. В нашем случае для таблицы Студент можно вычислить количество студентов в каждой группе, средний возраст студентов группы, минимальный возраст студентов в группе и т.д.
В КОНСТРУКТОРЕ запросов в режиме Группировки можно использовать 7 статистических функций.
Запрос с группировкой позволяет рассчитать Количество студентов в группе следующим образом –
.
• Командой Создать – Конструктор вызывает окно Запроса на выборку

• Добавляем в верхнее поле окна таблицу СТУДЕНТ

• Задаем поля Группа и НомерЗачетки. Второе поле имеет неповторяющиеся значения , поэтому в этом поле возможны групповые вычисления.

• Задаем режим Группировки ( кнопка ∑ на стандартной панели или в контекстном меню), В полях КОНСТРУКТОРА появляется строка Группировка.

• В поле НомерЗачетки в строке Группировка щелкаем правой клавишей – открывается список функций. Выбираем функцию COUNT ( Количество).

• Создаем пробный запрос для этого, не выходя из КОНСТРУКТОРА нажимаем клавишу ! на стандартной панели.

Если результат запроса удовлетворяет, переходим в режим КОНСТРУКТОРА и задаем имя поля с группировкой. Щелкаем правой клавишей в этом поле, выбираем команду Свойства , в строке Подпись набираем слова Количество.

2. Запрос на создание таблицы
Для того, чтобы сохранить во внешней памяти результаты Запроса с группировкой создаем Таблицу два раза этими результатами с помощью Запроса на создание таблицы.

• Командой Создать – Конструктор вызываем окно Запроса на выборку.

• Добавляем в верхнее поле окна ЗапросКоличество, созданный на 1 этапе.

• Задаем тип запроса – Создание таблицы . Тип запроса Создание таблицы выбирается в контекстном меню или кнопкой на стандартной модели.
• Создаем поле в окне КОНСТРУКТОРА, для этого дважды щелкаем по * в исходном запросе в верхнем поле окна КОНСТРУКТОРА , что означает, что в таблицу будут помещены все поля запроса.

• Задаем имя таблицы в диалоговом окне.


Вопросы, на которые надо ответить при сдаче 2 темы лабораторной работы

• Способы задания типа запроса с группировкой.
• Для чего создается запрос на создание таблицы
• Основные этапы создания запроса на создание таблицы


Тема 2
Создание запроса на обновление данных в таблицах

Запрос на обновление позволяет вносить в поля таблиц данные , вычисляемые в других таблицах или запросах
В данной лабораторной работе запрос на обновление должен обновить данные в поле Количество студентов в таблице Группа

1.Запрос создается Конструкторе .В окно Конструктора введены таблицы Группа и таблица Количество, которая создана из запроса , вычисляющего количество студентов в группе.







2 .В поле задается имя обновляемого поля из таблицы Группа.

3. Определяется тип запроса - на обновление

4. В строке Обновление задается источник обновления - строка в таблице Колич. Для этого вызывается Построитель




5. Построить запрос , обновляющий поле СреднийБалл в таблице Группа. Для этого -

• Создаем Запрос с группировкой, определяющий Средний балл каждой группы из Запроса, вычисляющего Средний балл студента (лабораторная работа №4


• Создаем таблицу СреднийБалл. Она является источником обновления поля Среднийбалл таблицы Группа

• В Конструкторе создаем запрос на Обновление или модифицируем, созданный выше запрос, добавив поле обновления СреднийБалл


Вопросы, на которые надо ответить при сдаче лабораторной работы

1. Основные этапы построения Запроса на обновление.
2. Требования к таблице , которая является источником обновления




Лабораторная работа № 6

Создание запроса на Добавление новых записей в таблицу.

Этот запрос необходим, когда в таблицу добавляется большое количество новых записей, собранных в таблицы и передаваемых в БД по сети, факсу или через Интернет. Вручную вносить записи в БД в этом случае нецелесообразно т.к. это очень громоздкая работа, возможно большое количество ошибок.
Запрос на добавление записей можно многократно запускать, добавление записей в исходную таблицу практически мгновенное.

В данной работе будут рассмотрены два случая-

• Таблица с добавляемыми данными находится в активной БД.

• Таблица с добавляемыми данными находится в активной БД, таблицы, которые будут дополнять новыми данными, находятся в неактивной БД.

Таблицу, в которой будут накапливаться новые записи, будем называть
таблицей- источником .

Таблицу, в которую будут добавлять новые записи, назовем Таблица-адресат.

Основное требование - таблица – источник должна иметь те же свойства полей, что и таблица – адресат. Добиться этого возможно копированием структуры таблицы-адресата.

1 этап работы

Таблица- источник и Таблица-адресат находятся в одной БД.

1. Создаем копию структуры таблицы СТУДЕНТ через буфер обмена. Для этого можно воспользоваться правой клавишей, командами Копировать Вставить. В диалоговом окне Вставить выбираем режим копирования - только структура .

2. Убедимся, что свойства полей новой таблицы совпадают со свойствами Таблицы – адресата, вызываем для этого КОНСТРУКТОР. Новой таблице дадим название НОВЫЕ СТУДЕНТЫ.

3. Заполняем эту таблицу новыми записями.

ВНИМАНИЕ ! Так как таблицы ГРУППА и СТУДЕНТ иерархически связаны, данные о новых студентах, вносимые в таблицу НОВЫЕ СТУДЕНТЫ, должны содержать номер группы, который уже внесен в таблицу ГРУППА.

4 . Для создания запроса используем КОНСТРУКТОР запросов. В окно КОНСТРУКТОРА добавляется Таблица- источник.


5. Тип запроса на добавление задается с помощью кнопки ТИП ЗАПРОСА на инструментальной панели или в контекстном меню (правая клавиша). В окне запроса задаем имя таблицы – адресата

6. Теперь можно запустить ЗАПРОС на добавление.

ВНИМАНИЕ ! Запрос можно запускать второй раз только для новых записей, иначе при повторном запуске появится сообщение об ошибке (повторяющееся значение ключа).

2 этап работы

Таблица – источник и Таблица – адресат находятся в разных базах данных.

1. Откроем другую базу данных (можно создать новую базу), в нее импортируем пустую таблицу с названием НОВЫЕ СТУДЕНТЫ из БД СТУДЕНТ. Для этого используется команда главного меню Файл - Внешние данные - Импорт или команда Импорт в контекстном меню. Далее в окне Импорт задается БД и таблица -адресат, далее задаётся ПАРАМЕТР - СТРУКТУРА
.
2,3,4,5 шаги повторяют соответствующие шаги предыдущего этапа.

При задании типа запроса появляется диалоговое окно ( 5 шаг), в котором задается имя БД , в которой находится Таблица- адресат ( в нашем случае это база СТУДЕНТ) , также задаем имя Таблицы-адресата.

Вопросы, на которые надо ответить при сдаче лабораторной работы.

1. Как осуществить копирование СТРУКТУРЫ таблицы В данной БД?.

2. Как осуществить импорт таблицы из другой БД?

3. Указать требования к СТРУКТУРЕ Таблицы-источника

4. Основные этапы создания Запроса на добавление














Лабораторная работа № 7

Создание отчетов в АССЕSS.
1 этап В таблице СТУДЕНТ создается и заполняется новое поле Город. Далее создается запрос на выборку с условием, который покажет данные о студентах, не проживающих в Москве.
2 этап Создание отчетов, содержащих списки студентов по группам и данные каждого студента.
1 отчет создается автоотчет ленточного типа из запроса, полученного на 1 этапе. Полученный отчет редактируют в режиме КОНСТРУКТУРА :
-отчет должен содержать следующие данные о студенте – поля ФИО, группа, город
отчет

- данные о студентах одной группы должны располагаться на отдельных листах ( операция группировки)
- каждый лист со списком должен иметь книжную ориентацию
- в списках группы предусмотрена автоматическая нумерация студентов
2 отчет создается автоотчет столбикового типа, из запроса по городу. Полученный отчет должен на каждом листе содержать данные только об одном студенте.
3 этап Полученные отчеты сохранить как файлы MS WORD.
Вопросы, на которые надо ответить, для сдачи лабораторной работы
1. Способы создания Формы.
2. Создание группировок в отчетах
3. 3. Расположение групп на отдельных страницах
4. Создание файлов MS WORD из отчетов ACCESS






Лабораторная работа № 8

Создание макросов
В данной лабораторной работе должен быть созданы два макроса.
1. Создается первый макрос.
Он должен автоматическивыполнмть следующие действия:
• добавление новых записей в таблицу Студент.
• пересчет количества студентов после добавления
• обновление данных в таблице Группа
• удаление записей из таблицы НОВЫЕ СТУДЕНТЫ
• открыть отчет СпискиСтудентов

1 этап В окне БД СТУДЕНТЫ во вкладке Макросы задать команду Создать Макрос В макросе в основном используется макрокоманды Запуск Макроса для организации указанных выше действий

2 этап Организация запуска Макроса .
• Простейший способ запуска через имя макроса. Этот способ , как правило используется при отладке макросов,
• Запуск макроса Кнопкой из Формы.

Для организации запуска вторым способом создаем форму НовыеСтуденты, в ней создаем Кнопку Мастером Кнопки. Эта кнопка будет запускать Макрос после того, как через форму в таблицу НовыеСтуденты осущесвлено добавление Новых студентов.

Для того, чтобы не потерять последние записи в таблицу НовыеСтуденты .Макрос должен начать работу с Макрокоманды Закрыть Форму.

2. Создание макроса, обеспечивающего фильтрацию в форме.

Задача фильтрации такова - при выделении конкретной группы в форме Группа в форме Студенты должны быть представлены только студенты данной группы.
В данной работе должен быть создан макрос, который позволит автоматизировать процесс фильтрации в форме Студенты .
Макрос должен осуществлять следующую последовательность действий –
• Открывает форму Группа, при этом автоматически открывается форма Студенты. Обе формы расположены на экране, не перекрывая друг друга.
• При щелчке по полю Номер группы в форме Группа, в форме Студенты должны показываться отфильтрованные данные , их можно отпечатать.
• Описанным выше способом можно отфильтровать данные для студентов всех групп.
Макрос , сопровождающий работу пользователя, должен содержать следующие макрокоманды –
• Открыть форму,
• Сдвиг размер,
• Закрыть форму,
• Выделить объект,
• Применить фильтр,
• Печать и др.
Текст макроса надо разделить на подмакросы, имена подмакросов будут указаны в поле Имя Конструктора Макросов.

.В работе программируется запуск подмакросов дважды в связи с возникновением двух событий в Базе Данных–
1. Открытие пользователем формы Группа. Это событие вызывает запуск подмакроса, первым действием которого является открытие формы Студент.

2. Задание пользователем Номера группы в таблице Группа (щелчок по полю НомерГруппы ), с этим событием связаны действия подмакроса по подготовке к фильтрации и фильтрация

Запуск подмакроса в первом случае программируется в свойствах формы Группа, вкладка События.
Второй вариант запуска подмакроса на фильтрацию программируется в свойствах поля НомерГруппы формы Группа, вкладка События.
Рекомендация: форму Группа лучше сделать столбиковой, а форму Студент – ленточного типа
Вопросы, на которые надо ответить, при сдаче лабораторной работы
1. Структура окна КОНСТРУКТОРА Макросов.
2. Показать, как задаются аргументы в используемых в работе макрокомандах.
3 . Основные этапы создания Кнопки
4. Способы запуска макросов в данной работе.
5 Как работает макрокоманда , осуществляющая фильтрацию