Ввод и организация списка задач

ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА №5. ВВОД И ОРГАНИЗАЦИЯ СПИСКА ЗАДАЧ

Цель работы: Создать в файле MS Project список задач, организованный по суммарным и подробным задачам

Прежде чем приступать к планированию проекта, необходимо определить его цель, т.к. участники проекта (прежде всего, заказчик и исполнитель), как правило, определяют цель по-разному.

Описание бизнес-ситуации

Цель проекта. Руководством завода было решено развернуть строительство нового административного здания. При этом, руководство с целью минимизации затрат заинтересованно осуществлять постоянный контроль над всем процессом строительства, начиная с этапов планирования и прогнозирования. Для выполнения задач в рамках бюджета и сроков, а также снижения рисков было решено создать группу сотрудников, которая должна взять на себя обязанности по управлению проектом строительства и выступать в роли «посредника» между руководством завода и конечными исполнителями (строительным предприятием и поставщиками).

Область охвата проекта. Строительство современного пятиэтажного административного здания из кирпича, общей площадью не менее 6000 м2 (с учетом подвальных помещений) в Ленинском районе города Донецка.

Текущая задача. До 18.09.06 Вам необходимо определить структурное описание работ для последующего согласования с руководством.

Задание 1. Открыть файл Модуль1.mpp, ввести следующий перечень задач используя ввод с клавиатуры непосредственно в таблицу данных Диаграммы Ганта:

Методические указания

1. В пункте горизонтального меню Вид выберите вид представления Диаграмма Ганта
2. В таблице диаграммы Ганта, в поле Название задачи введите название задачи – «Определение целей проекта и их описание»
3. Нажмите клавишу Enter
4. Аналогичным образом введите название других задач

Задание 2. Используя диалоговое окно Сведения о задаче ввести в проект следующие задачи:

Чтобы открыть  диалоговое окно Сведения о задаче, выберите задачу, щелкнув на ней один раз левой кнопкой мыши, и нажмите кнопку  – «сведения о задаче» на панели инструментов Стандартная либо дважды щелкните на интересующей Вас задаче, либо применить сочетание клавиш Shift+F2.

Методические указания

1. Откройте диалоговое окно Сведения о задаче  и заполните поля как показано на рис. 1.
2. Нажмите кнопку ОК
3. Введите аналогичным образом задачи 7-9

Рисунок 1. – Диалоговое окно «Сведения о задаче»

Если ввести новую задачу, не задав ее длительность, Microsoft Project отобразит длительность с вопросительным знаком: 1 день?; это показывает, что данное значение представляет собой предварительную оценку. После ввода другого значения длительности вопросительный знак исчезнет. Предварительная оценка длительности вычисляется точно так же, как и реальная длительность, но она может быть полезна как напоминание о том, что значение длительности не задано или что введенное значение основано на догадке, а не является достоверной оценкой.

На практике рекомендуется вводить задачи в порядке их возникновения. Это способствует организации списка задач в некую «технологию» достижения цели и упрощает дальнейшую работу по декомпозиции задач

Задание 3. Используя мышь, переместите задачу «Начало строительных работ» в конец списка работ

Методические указания

2. Выделите строку с задачей «Начало строительных работ» щелкнув на идентификационном номере задачи (№8), при этом указатель мыши должен принять следующий вид

3. Зажмите левую кнопку мыши и перетяните задачу «Начало строительных работ» в конец списка задач

Рекомендуется разбивать длительные задачи в проекте на менее продолжительные, так как это упрощает их планирование и отслеживание, делает проект более гибким и управляемым и дает возможность оценить промежуточные результаты.

Задание 4. Декомпозировать задачу «Заключение контрактов»

Методические указания

1. Щелкните правой кнопкой мыши на номере задачи следующей после «Заключение контрактов». В контекстном меню выберите команду Новая задача. Второй вариант. Выделите название задачи следующей после «Заключение контрактов» и нажмите клавишу Insert
2. В поле Название задачи введите «заключение контрактов с поставщиками»
3. Нажмите клавишу Enter
4. Нажмите клавишу Insert и введите в поле Название задачи «заключение контрактов с подрядчиком»
5. Выделите две введенные задачи, протянув левой кнопкой мыши по их порядковым номерам либо применив другие стандартные способы выделения нескольких ячеек
6. На панели инструментов Форматирование выберите кнопку  – На уровень ниже.  Либо выберите аналогичную команду в контекстном меню.

Использование слишком большого количества уровней детализации (более 3-ех) делает сложным просмотр всего календарного плана на экране компьютера. Чрезмерная детализация проекта свидетельствует о том, что его необходимо пересмотреть и разбить на более мелкие, легко управляемые проекты.

Рекомендуется использовать задачи называемые вехами, которые, как правило, не имеют длительности. Вехи являются ключевыми точками на шкале времени, они указывают на начало или окончание выполнения определенной фазы проекта

Задание 4. Выделить задачу «Начало строительных работ» как веху проекта, создайте веху «Закладка фундамента»

Методические указания

1. Выделите в столбце Длительность ячейку для задачи «Начало строительных работ»
2. Укажите для выбранной задачи длительность 0 дней с помощью клавиатуры, либо воспользуйтесь счетчиком, отображаемым в поле длительности задачи
3. Дважды щелкните на чистой строке после последней задачи.
4. В поле название введите «Закладка фундамента».
5. Перейдите на вкладку Дополнительно и установите флажок для поля Пометить задачу как веха,  для поля Длительность – 0д

Проекты довольно часто содержат задачи, которые повторяются регулярно. Еженедельные планерки, квартальные отчеты являются примерами таких задач. Для упрощения процедуры ввода таких задач рекомендуется использовать повторяющиеся задачи

Задание 5. Введите в проект ежемесячную повторяющуюся задачу «Отчет перед руководством»

Методические указания

1. В поле Название задачи первую чистую строку, в которой должна находиться повторяющаяся задача.
2. В меню Вставка выберите команду Повторяющаяся задача.
3. В поле Название задачи введите название –  «Отчет перед руководством»
4. В поле Длительность введите длительность одного экземпляра задачи – «1ч».
5. В группе Повторять установите переключатель Ежемесячно.
6. Укажите частоту повторения задачи – по 25 числам каждого месяца.
7. В группе Пределы повторения выберите дату начала в поле Начало – 25.02.05, а затем с помощью переключателя выберите Окончание после – 3 повторений.

ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАДАНИЕ. Введите в проект следующие задачи (еще не введенные задачи отмечены жирным курсивом)

Задание для самостоятельной работы.

1. В приведенном выше списке работ указать произвольную длительность (от 1 до 3 дней) для каждой работы, не являющейся вехой, или работой верхнего уровня (содержащей подработы).

2. Указав предшественников, построить связанный комплекс работ проекта, построить сетевой график и определить общую длительность проекта.