2. Действующая практика бухгалтерского учета денежных средств в ООО «Ремтехсервис»
2.1 Организация учета и документальное оформление операций в кассе
В практике работы ООО «Ремтехсервис» имеют место как расчеты наличными – через кассу, так и безналичные расчеты. Кассовые операции оформляются типовыми формами первичной учетной документации.
Поступление денежных средств в кассу предприятия совершается из различных источников:
– выручка от реализации продукции за наличный расчет;
– поступление с расчетного счета в банке;
– погашение недостачи;
– остаток неиспользованной подотчетной суммы и т. д.
В зависимости от собственных потребностей предприятие установило лимит денежных средств в кассе в сумме 20000 р.
Прием наличных денег кассиром ООО «Ремтехсервис» осуществляется по приходным кассовым ордерам, подписанным главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным письменным распоряжением руководителя предприятия. При этом о приеме денег выдается квитанция к приходному кассовому ордеру за подписями главного бухгалтера или лица, на это уполномоченного, заверенная печатью (штампом) кассира или оттиском кассового аппарата. (Приложение а)
Кассовые документы формируются на основании первичных документов, оформляющих хозяйственную операцию, которая в данном документе указывается как приложение. Например, при получении в кассу вклада от учредителей – это решение собрания учредителей, от подотчетного лица остатка неиспользованного аванса – это авансовый отчет, наличности с расчетного счета – выписка банка и т.д.
Расход наличных денег из кассы ООО «Ремтехсервис» происходит по таким направлениям, как: выплата зарплаты, расходы по командировкам, почтово-телеграфные, хозяйственные расходы, оплата поставщикам и т.д. Выдача денег из кассы оформляется расходными кассовыми ордерами, платежными ведомостями, которые в обязательном порядке подписываются руководителем и главным бухгалтером предприятия, или лицами, на это уполномоченными.(приложение б)
Выдача денег по расходному ордеру отдельному лицу производится при предъявлении паспорта или иного документа, который удостоверяет личность получателя. Если выдача денег производиться нескольким лицам по платежной ведомости, то получатели также предоставляют указанные документы, удостоверяющие их личность, и расписываются в графе платежных документов. Но, однако, в последнем случаи запись о данных документах, удостоверяющих личность, на денежном документе, не производится.
Выдача денег работникам предприятия может осуществляться по удостоверениям, выданным данным предприятием, при наличии на нем фотографии и личной подписи владельца.
Выдача денежных средств подотчетному лицу производится на основании надлежащим образом оформленного приказа руководителя или заявления работника с разрешительной надписью руководителя.
Выдача денег по расходному ордеру отдельному лицу, который не является работником данного предприятия, осуществляется при предъявлении паспорта или иного документа, удостоверяющего личность получателя, и доверенности, оформленной в установленном порядке. Доверенность остается в кассовых документах как приложение к расходному кассовому ордеру.
Сдача наличных денежных средств в учреждение обслуживающего банка может осуществляться кассиром лично, и в этом случае оформляется объявлением на взнос наличными, либо через инкассатора, для чего ООО «Ремтехсервис» заключило с банком договор на инкассаторское обслуживание.
Выдача и прием денег по кассовым ордерам осуществляется в день их выписки. При этом кассир в обязательном порядке должен проверить правильность оформления документов, наличие и подлинность разрешающих подписей и в случае несоблюдения одного из этих требований возвратить документы для надлежащего оформления в бухгалтерию. После выдачи денег ордера подписываются кассиром, а приложенные к ним документы погашаются штампом или надписью «Оплачено».
Приходные и расходные кассовые документы регистрируются бухгалтерией ООО «Ремтехсервис» в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов по форме № КО-3.
Все поступления и выдачи денежных средств предприятия
учитывают в Кассовой книге по форме №КО-4. Записи в книгу ведут в двух экземплярах. Вторые экземпляры – отрывные, они служат отчетом кассира. Первые экземпляры остаются в Кассовой книге.
Исправления в Кассовой книге должны заверяться подписями кассира и главного бухгалтера. Записи в книгу производятся кассиром сразу же после осуществления операции по каждому ордеру. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день и выводит остаток денег на конец рабочего дня (он же является остатком на начало следующего дня) и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист с приложением кассовых документов. Бухгалтер проверяет правильность проставленной корреспонденции и арифметических действий. Контроль за правильным ведением Кассовой книги возлагается на главного бухгалтера предприятия.
Учет наличия и движения кассовой наличности в бухгалтерии ведется на активном счете 50 «Касса», к которому в соответствии с отраслевой спецификой могут быть открыты субсчета: 50-1 «Касса организации»; 50-2 «Операционные кассы», которые открываются при необходимости организациями транспорта, связи и другими; 50-3 «Денежные документы» для учета ценных бумаг. Если в организации имеют место операции с иностранной валютой, то к счету 50 могут быть дополнительно открыты субсчета: 50-1-1 «Касса организации в рублях», 50-1-2 «Касса организации в иностранной валюте».
Основанием для выполнения бухгалтерских операций по кассе служит только кассовый отчет с приложенными к нему подтверждающими кассовыми документами, составленными на основании первичной документации.
Ежедневно кассир ООО «Ремтехсервис» предает бухгалтеру в качестве своего отчета второй отрывной лист кассовой книги с приложенными к нему приходными и расходными ордерами. Отчет кассира, в котором бухгалтером проставляется корреспонденция счетов. В конце отчетного месяца подсчитываются дебетовые и кредитовые обороты по счету 50 «Касса» и, используя начальный остаток средств на начало месяца, вычисляется остаток на конец месяца по данному счету. Данная сумма должна совпадать с суммой по последнему отчету кассира и с суммой фактически имеющихся денег в кассе.
Денежные средства, которые поступили в кассу, отражаются по дебету счета 50 «Касса» в корреспонденции со счетами:
Кредит счета 51 «Расчетные счета»,
Кредит счета 55 «Специальные счета в банках» – на суммы, полученные с расчетного и других специальных счетов
Кредит счета 60 «Расчет с поставщиками и подрядчиками» – на сумму возврата в кассу ранее выданных авансов;
Кредит счета 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» – на суммы оплаты, полученные от покупателей и заказчиков;
Кредит счета 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам»,
Кредит счета 67 «Расчеты по долгосрочным кредитам и займам» – на суммы, полученные в результате кредитов и займов .
Кредит счета 76-2 «Расчеты по претензиям» – на суммы возвращенной задолженности по ранее предъявленной претензии;
Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» – на возвращенные неиспользованные подотчетные суммы;
Кредит счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» – на суммы, внесенными работниками в счет погашения задолженности за ущерб, по займам, за товары в кредит;
Кредит счета 90 «Продажи» – на суммы, полученные от реализации продукции, товаров за наличный расчет;
Кредит счета 91 «Прочие доходы и расходы» – на суммы, полученные от реализации основных средств, нематериальных активов, материалов, а также процентов по векселям, долевого участия в других предприятия, дивидендов по ценным бумагам, вкладов от должников и др.;
Пример. 01июля 2014 года в кассу ООО «Ремтехсервис» от ООО «РузДорСтрой» поступили наличные денежные средства в сумме 1140 р. в качестве возврата неиспользованных подотчетных средств. Поступление наличных денежных средств оформлено приходным кассовым ордером №222. (приложение в)
В учете ООО «Ремтехсервис» даны следующие записи:
Дебет счета 50 «Касса»
Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» – 1140 р.
Денежные средства, выданные из кассы, отражаются по кредиту счета 50 «Касса» в корреспонденции со счетами:
Дебет счета 51 «Расчетные счета», 55 «Специальные счета в банках» – на суммы выручки, зачисленной на расчетный и другие счета в банке и 57 «Переводы в пути» – на суммы, сданные инкассаторам, но еще не зачисленные на счета;
Дебет счета 60 «Расчет с поставщиками и подрядчиками» – на суммы задолженности поставщикам, оплаченными наличными из кассы;
Дебет счета 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» – на суммы возврата авансов, полученных от покупателей;
Дебет счета 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам» – на суммы полученных кредитов, займов;
Дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» – на суммы, выплаченной заработной платы;
Дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» – на суммы, выданные под отчет;
Дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» – на суммы займа, предоставляемого работнику;
Дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» – на суммы отраженных недостач денежных средств в кассе (при инвентаризации).
Пример. 07 апреля 2014 года из кассы ООО «Ремтехсервис» выдано в подотчет Казейкину Ивану Михайловичу 4585 рублей 82 копейки. Выдача наличных денежных средств кассиром оформлена расходным кассовым ордером №60. (приложение г)
В учете ООО «Ремтехсервис» даны следующие записи:
Дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»,
Кредит счета 50 «Касса» – 4585р.82 коп
Следовательно, поступление и выдача наличных денежных средств ООО «Ремтехсервис» оформляется приходными и расходными кассовыми ордерами. Данные из кассовых ордеров фиксируются кассиром в кассовой книге в хронологическом порядке. Лист кассовой книги, с приложенными ордерами, переходит в бухгалтерию ООО «Ремтехсервис» для отражения в синтетическом регистре – «Анализ счета 50 «Касса».
2.2 Учет денежных средств на расчетном счете предприятия
Расчеты денежными средствами не ограничиваются расчетами через кассу предприятия. ООО «Ремтехсервис» вступает в отношения с различными контрагентами: поставщиками, подрядчиками, бюджетом, внебюджетными фондами и другими субъектами для расчетов с которыми удобнее использовать безналичные перечисления. Все это придает особую значимость учету безналичных расчетов как важнейшему инструменту управления денежными потоками, контроля сохранности, законности и эффективности эксплуатации денежных ресурсов, поддержания постоянной платежеспособности организации.
Свободные денежные средства ООО «Ремтехсервис» сверх лимита, согласованного с обслуживающим банком, хранит на расчетных счетах.
ООО «Ремтехсервис» является клиентами двух банков: ОАО «ВТБ банк» и ОАО Сбербанк, в связи с чем имеет два расчётных счёта, с которых реализуется оплата. Потому на предприятии счёт 51 «Расчетные счета» имеет субсчета: субсчет 1 «Расчетный счет ОАО «ВТБ Банк» и субсчет 2 «Расчетный счет ОАО Сбербанк».
Банк открывает счета только при предъявлении клиентом документа, который подтверждает постановку на учет в налоговой инспекции.
Для того, что бы открыть расчетный счет ООО «Ремтехсервис» представил в банк следующие документы:
– заявление на открытие счета установленной формы за подписями руководителя и главного бухгалтера;
– документ о государственной регистрации организации (свидетельство о регистрации);
– копии надлежаще утвержденного устава и учредительного договора, заверенные нотариально;
– карточку банка с образцами подписей лиц, имеющих право подписи платежных документов, и оттиска печати;
– заверенный протокол собрания учредителей с решением о создании предприятия и избрании руководителя организации;
– справку о постановке на учет организации в налоговой инспекции по месту регистрации;
– справку о постановке на учет во внебюджетных фондах.
После открытия расчетного счета и заключения договора о расчетно-кассовом обслуживании клиента, последний оплачивает услуги банка по совершению операций с денежными средствами, которые находятся на счете. Размер стоимости услуг определяется в договоре, в котором должны быть предусмотрены и сроки их оплаты, но в любом случае не позднее истечения каждого квартала.
В договоре проговариваются также взаимные обязательства сторон в соответствии с Положением о безналичных расчетах.
За пользование денежными средствами, которые находятся на счете клиента, банк уплачивает проценты в порядке, определенном выше, и по ставке, которую устанавливает банк, как правило, по вкладам до востребования.
Основными первичными документами по операциям на расчетном счете ООО «Ремтехсервис» являются:
– при наличных расчетах – чек денежный и объявление на взнос наличными;
– при безналичных расчетах – платежное поручение, платежное требование.
Основным банковским документом, который подтверждает соответствующую операцию по зачислению денежных средств на расчетный счет или снятие их с расчетного счета, является выписка банка.
К выпискам банка приобщаются первичные расчетные документы, которые являются основанием для совершения необходимых операций.
Движение денежных средств по расчетному счету в ООО «Ремтехсервис» отражается на активном счете 51 «Расчетные счета».
На основании оправдательных документов бухгалтер ООО «Ремтехсервис» указывает в выписке коды счетов, корреспондирующих со счетом 51 «Расчетные счета». Данная процедура называется «Обработка выписки банка». При всем этом, необходимо иметь в виду, что для банка счет 51 «Расчетные счета» является пассивным. Бухгалтер ООО «Ремтехсервис», обрабатывая выписки банка, должен исходить из того, что расчетный счет на предприятии является активным, так как на нем учитывается часть его имущества в виде денежных средств. Поэтому, если в выписке банка зачисление (поступление) средств на расчетный счет записывается по кредиту, а выбытие – по дебету, то на предприятии с учетом изложенного должны быть сделаны обратные записи: по дебету – приход, а по кредиту – расход. Записи по поступлению денежных средств ООО «Ремтехсервис» отражает по дебету счета 51 «Расчетные счета» в корреспонденции с кредитом следующих счетов:
– 50 «Касса» – на сумму возврата не израсходованных (не выплаченных) сумм по кассе;
– 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» – на сумму выручки, поступившей от покупателей за продажу материальных ценностей, выполненных работ или оказанных услуг;
– 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам» – на сумму предоставленных краткосрочных заемных средств;
– 67 «Расчеты по долгосрочным кредитам и займам» – на сумму предоставленных долгосрочных заемных средств;
– 91 «Прочие доходы и расходы» – на сумму оприходованных денежных средств, полученных в возмещение убытков прошлых лет, и др.
Пример. 7 ноября 2015 года на расчетный счет ООО «Ремтехсервис» зачислена выручка на сумму 512700 рублей от ООО «Агросоюз» за реализованный товар на основании договора №112/11 от 25 сентября 2015 года.(приложение д)
В бухгалтерском учете ООО «Ремтехсервис» сделаны следующие записи:
Дебет счета 51 «Расчетные счета»
Кредит счета 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» – 512700 р.
Операции по списанию денежных средств фиксируются в учете ООО «Ремтехсервис» по кредиту счета 51 «Расчетные счета» в корреспонденции с дебетом следующих счетов:
– 58 «Финансовые вложения» – на сумму приобретенных организацией ценных бумаг других организаций;
– 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» – на сумму возврата излишне полученных от покупателей сумм;
– 50 «Касса» – на выданные денежные средства в оплату текущих расходов и оприходованных в кассу;
– 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» – на сумму погашенных обязательств за ранее полученную от них продукцию, выполненные, работы или оказанные услуги и т. п.;
– 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам» – на сумму погашения задолженности по предоставленным краткосрочным заемным средствам;
– 67 «Расчеты долгосрочным кредитам и займам» – на сумму погашения задолженности по предоставленным долгосрочным заемным средствам.
Пример. 7 ноября 2015 года с расчетного счета ООО «Ремтехсервис» перечислено 1793 р. в погашение задолженности ООО «Транс-ВБР» на основании договора купли-продажи №121/11 от 21 сентября 2015 года.
В бухгалтерском учете ООО «Ремтехсервис» сделаны следующие записи:
Дебет счета 60 «Расчеты с поставщиками с поставщиками и подрядчиками»
Кредит счета 51 «Расчетные счета» – 1793 р. (приложение е)
Таким образом, движение денежных средств на расчетном счете ООО «Ремтехсервис» оформляется платежными требованиями и платежными поручениями. Данные из платежных документов фиксируются в выписке с расчетных счетов предприятия, которая выступает основанием для отражения на счете 51 «Расчетные счета». Порядок бухгалтерского учета наличия и движения денежных средств как в кассе, так и на расчетном счете ООО «Ремтехсервис» осуществляется в общеустановленном порядке, с применением унифицированных форм первичной документации и типовой корреспонденции.
2.3 Порядок проведения и отражение результатов инвентаризации денежных средств
Инвентаризация наличия денежных средств в кассе ООО «Ремтехсервис» производится согласно Положением ЦБ РФ «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации» №373-П от 12.10.2011 г. не менее одного раза в месяц.
Инвентаризация кассы ООО «Ремтехсервис» производится внезапно комиссией, которая назначается приказом руководителя организации, в присутствии кассира. При этом полистно проверяются наличные деньги, денежные документы, ценные бумаги, бланки строгой отчетности.
Расписки на выданные суммы наличными, не оформленные расходными кассовыми ордерами, в остаток по кассе не включаются. Хранение в кассе денежных средств, не принадлежащих ООО «Ремтехсервис», запрещается, и при их обнаружении они считаются излишками.
Результаты инвентаризации оформляются актом. На оборотной стороне акта материально ответственное лицо пишет объяснение о причинах излишков или недостач, установленных инвентаризацией, а руководитель организации по результатам инвентаризации принимает решение об их списании. Выявленные излишки наличных денег приходуются с последующим перечислением их в доход организации.(приложение ж)
В случае выявления недостач их суммы подлежат взысканию с материально ответственного лица (кассира).
При проведении инвентаризации возможны следующие результаты:
– отсутствие расхождений между остатками по первичным документам и отчетам кассира и результатами инвентаризации;
– выявление наличных денежных средств, хранящихся в кассе предприятия, не принадлежащих ему;
– выявление недостач наличных денежных средств в кассе.
Два последних варианта результата инвентаризации должны обязательно найти отражение в учете на счетах бухгалтерского учета ООО «Ремтехсервис».
Выявленный излишек приходуется в кассу и включается в состав прочих доходов организации, а, следовательно, подлежит налогообложению в общеустановленном порядке. Отражение излишков в учете сопровождаются следующими записями:
Дебет счета 50 «Касса»
Кредит счета 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 1 «Прочие доходы» – на сумму выявленных наличных денежных средств.
Недостачи, выявленные в ходе инвентаризации кассы, отражаются на счете 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». Оформляются недостачи на счета синтетического учета следующим образом:
Дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»
Кредит счета 50 «Касса» – на сумму недостачи, выявленной в ходе инвентаризации.
В случае установления вины кассира в недостаче, у него возникают обязательства перед организацией, которые отражаются на счете 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчете 2 «Расчеты по возмещению материального ущерба».
Погашение недостачи МОЛ, то есть кассиром, может осуществляться путем внесения денежных средств наличными в кассу:
Дебет счета 50 «Касса»
Кредит счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет 2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» – на сумму недостачи.
Возможно удержание из заработной платы на основании письменного заявления кассира, при чем суммы удержаний не уменьшают сумму налога на доходы физических лиц, тогда в учете это отражается:
Дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»
Кредит счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет 2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» – на сумму недостачи.
В том случае, если вина кассира в недостаче не установлено, тогда недостача отражается:
Дебет счета 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет «Прочие расходы»
Кредит счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»
В ООО «Ремтехсервис» результаты проведенных инвентаризаций денежных средств в кассе не обнаружили расхождений между остатками по первичным документам и отчетам кассира и результатами инвентаризации, поэтому примеры по отражению результатов инвентаризации приведем условные.
Пример. На основании приказа руководителя 15.11.2013 года была проведена внезапная инвентаризация, результаты которой выявили денежные средства, не принадлежащие организации – 2000 р.;
Денежные средства были оприходованы бухгалтерской записью:
Дебет счета 50 «Касса»
Кредит счета 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 1 «Прочие доходы» – 2000 р.;
Пример. На основании приказа руководителя 12.12.2014 года была проведена внезапная инвентаризация, результаты которой выявили недостачу в сумме – 1500 р., приказом руководителя недостача отнесена на МОЛ:
Дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»
Кредит счета 50 «Касса» – 1500 р.
Кассиром сумма недостачи погашается путем внесения денежных средств в кассу:
Дебет счета 50 «Касса»
Кредит счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет 2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» – 1500 р.
ЦБ РФ возложил на коммерческие банки обязательства по контролю за соблюдением организациями работ с денежной наличностью. Периодичность и круг организаций, подлежащих проверке, определяются руководителем банка самостоятельно в зависимости от имеющейся в банке информации о соблюдении организациями установленного порядка и условий работы с денежной наличностью. Период, за который рассматривается состояние кассовой дисциплины на месте, должен быть не менее трех месяцев.
При проверке представитель банка выясняет правильность ведения:
– кассовой книги;
– ежедневного отчета кассира по произведенным кассовым операциям в соответствии с приходно-расходными документами;
– расчетно-платежными ведомостями, их оформление;
– полноту оприходования денежной наличности, полученной в банке;
– соответствие записей в кассовой книге данным банка (по суммам, полученным из банка и сданным в банк).
В случае расхождения между данными банка и записями в кассовой книге выясняются причины этих расхождений. Так же проверяется целевое использование наличных денег, полученных в банке (на цели, указанные в чеке), и расходование наличных денег из выручки.
Одним из важных элементов проверки является проверка соблюдения предельного уровня расчетов наличными деньгами между юридическими лицами и соблюдения установленного банком лимита кассы. Кроме того, при необходимости в ходе проверки могут рассматриваться другие вопросы, относящиеся к порядку ведения кассовых операций.
Результаты проверки оформляются справкой о кассовых операциях, которая подписывается руководителем, главным бухгалтером организации и представителем банка. Если при проверке нарушений не установлено, проверяющий ограничивается заполнением справки с указанием, что проверка произведена в соответствии с требованиями порядка ведения кассовых операций и замечаний не установлено. В случаях установления нарушений результаты проверки в трехдневный срок рассматриваются руководителем банка или его заместителем.
Исходя из вышесказанного можно сделать вывод, что основой управления денежными средствами является наличие оперативной и достоверной учетной информации, формируемой на базе учета и отчетности. Учетная информация поступает из различных источников, ее сбор и систематизация должны быть отлажены с особой тщательностью, поскольку запаздывание и ошибки при предоставлении информации могут привести к серьезным последствиям для всей компании в целом.