Глава 2. Организация бухгалтерского учета денежных средств в ООО «Палас»

2.1. Организационно-экономическая характеристика организации

Общество с ограниченной ответственностью «Палас» учреждено в целях осуществления предпринимательской деятельности, удовлетворения общественных потребностей и получения прибыли.

Организационно-правовая форма – общество с ограниченной ответственностью.

Место нахождения организации: 241020, г. Брянск, ул. Грибоедова, д. 19.

Полное фирменное наименование: Общество с ограниченной ответственностью «Палас», сокращенное – ООО «Палас».

В соответствии с Уставом (Приложение 3), целью деятельности ООО «Палас» является извлечение прибыли.

Основным видом деятельности Общества является оптово-розничная торговля бытовой химией, синтетическими моющими средствами, обоями и напольными покрытиями.

На рисунке 6 представлена организационная структура ООО «Палас».

Рисунок 6 - Организационная структура ООО «Палас» на 01.01.2015  г.

Текущее руководство деятельностью Общества осуществляет единоличный исполнительный орган в лице Директора. Он представляет интересы ООО «Палас» во всех организациях, учреждениях и организациях, распоряжается ее имуществом и средствами в соответствии с законодательством, открывает в банке расчетные счета и другие счета организации, заключает договора.

Главный бухгалтер осуществляет бухгалтерский учет хозяйственной деятельности, контроль за правильным расходованием материальных ценностей и денежных средств.

Ведением бухгалтерского учета в ООО «Палас»  занимается  бухгалтерия. В Приложении 4 представлена Учетная политика организации, в соответствии с которой бухгалтерский учет в организации ведется с применением Плана счетов бухгалтерского учета.

В организации применяется Единый рабочий план счетов бухучета.

В соответствии с учётной политикой ООО «Палас»  бухгалтерский учёт осуществляется бухгалтерией. Бухгалтерия ООО «Палас» состоит из главного бухгалтера.

Функциональные обязанности главного бухгалтера ООО «Палас»:

1. Осуществляет организацию полноценного бухгалтерского учета в организации.

2. Формирует все аспекты учетной политики организации в области бухгалтерского учета, делая упор на максимальную эффективность с учетом специфики деятельности своей компании.

3. Осуществляет руководящие и контролирующие функции за следующими направлениями деятельности:

- Подготовкой, утверждением и внедрением планов счетов учета, форм неустановленных законодательством первичных документов;

- Правильностью оформления всех форм первичной документации;

- Обеспечением законодательных требований государственных актов, регламентирующих порядок проведения инвентаризации, ее оформления и оценки подучетных средств;

- Систематизацией финансовой информации и предоставлением ее заинтересованным лицами в соответствии с их полномочиями;

- Правильностью оформления всех видов хозяйственных операций, функционированием установленного порядка документооборота; сохранением конфиденциальности секретной информации и ее защиты.

4. Организует все виды работы по бухгалтерскому учету, основываясь на современных и передовых методах бухгалтерского, налогового, хозяйственного и статистического учета.

5. Обеспечивает:

- Соблюдение точных сроков по уплате всех видов сборов и налогов в бюджеты различных уровней, переводов платежей по всем принятым организацией обязательствам.

- Контроль за расходованием ФОТ и правильностью расчетных операций при начислении заработной платы.

- Контроль за правильным и своевременным проведением инвентаризаций и внутренних ревизий.

- Качественное, точное и достоверное отражение на учетных счетах всех видов финансовых и хозяйственных операций.

- Разработку предложений, направленных на повышение финансовой эффективности деятельности компании.

- Составление отчетности об исполнении выделенных бюджетов финансовых средств и утвержденных смет расходов.

- Составление достоверной отчетности, которая предоставляется в государственные органы статистики.

- Полную сохранность всех подучетных бухгалтерских документов и передачу их в архив на хранение.

6. Выполняет организационные функции в вопросах информационного обеспечения всех видов управленческого учета, в том числе по затратам на основное производство, по калькуляции стоимости продукции (товаров или предоставляемых организацией услуг).

Составление бухгалтерской отчётности осуществляется главным бухгалтером. Она подписывается руководителем и главным бухгалтером организации. Ответственность за организацию бухгалтерского учёта несёт руководитель организации.

Организация использует типовые формы первичных документов, утвержденные Госкомстатом РФ, и содержащиеся в Альбоме унифицированных форм. Также основанием для записей в регистрах бухучета являются следующие внутренние документы организации:бухгалтерские справки, служащие основанием для внесения исправлений и изменений в регистры бухучета; отчеты о произведенных расходах; расчеты по исчислению налогов и сборов.

В организации имеется архив, в который документы сдаются после отчетного периода.  

Инвентаризация по всем группам имущества и финансовых обязательств осуществляется 1 раз в год.

Начисление амортизации основных средств производится линейным способом. Ремонтный фонд не формируется.

Себестоимость товарной продукции формируется по прямым статьям затрат. Покупная стоимость товаров на складах формируется в сумме фактических затрат на их приобретение.

Денежные средства  сверяются ежеквартально.

Для проведения инвентаризация руководитель организации издает приказ , в соответствии с которым назначается комиссия по ее проведению.

Работа бухгалтеров  автоматизирована, применяется программа – 1С: Бухгалтерия.

На следующем этапе с использованием бухгалтерской отчетности организации (Приложения 5-10), исследуем основные экономические показатели его деятельности (таблица 3).

Таблица 3 – Основные экономические показатели ООО «Палас» в 2012 – 2014 гг.

Как видно из таблицы 3, выручка организации увеличилась на 44% за 2012-2014 годы и на 6,67% в 2014 году по сравнению с 2013 годом. Это говорит, что объем продаж у организации растет. Произойти это может по ряду причин: увеличение качества продукции, эффективная управленческая работа.

Однако в то же время растет и себестоимость продукции, причем более высокими темпами. За 2013-2014 годы себестоимость возросла на 21,22%, за весь анализируемый период - на 68%. Такое активное увеличение издержек производства свидетельствует о нерациональном использовании ресурсов организацией.

В результате финансово-хозяйственной деятельности организация в 2014г. сократило прибыль от продаж до 1255 тыс.руб. или на 9% по сравнению с 2012 годом и на 28,41% по сравнению с 2013 годом. За счет этих факторов рентабельность продаж сократилась с 31,15% в 2012 году до 19,67% в 2014 году.

Стоимость имущества и основных средств сокращается.

На основании полученных данных нельзя сделать однозначных выводов о финансовом состоянии организации.

2.2. Документальное оформление, синтетический и аналитический учет денежных средств

Денежные средства ООО «Палас»представляют собой совокупность денег, находящихся в кассе и на банковских расчетных счетах.

Для расчетов наличными денежными средствами ООО «Палас»имеет кассу. Размер сумм наличных денег в кассе ограничен лимитом. Лимит кассы в организации в 2014г. составил 15000 руб., что отражено в Приказе № 12/6 (Приложение 11).  Наличные деньги сверх установленного лимита организация сдает в банк для зачисления на расчетный счет.

Для ведения кассовых операций в штате ООО «Палас»предусмотрена должность кассира.

Движение наличных денежных средств в кассе ООО «Палас»оформляется приходными и расходными кассовыми ордерами (Приложения 12, 13). Суммы операций записывают в ордерах цифрами и прописью. Приходные ордера подписывает главный бухгалтер, а расходные-руководитель и главный бухгалтер.

Приём и выдачу денежных средств кассир проводит на основании первичных документов установленной формы, подписанные руководителем и главным бухгалтером.

Рассмотрим основные корреспонденции кассовых операций, выписанных  из   кассовой  книги  в ООО «ПАЛАС» за  период с 1 марта 2015 г. по 31 марта 2015 г. в таблице 4 (Приложения 12-14).

Таблица 4 - Схема бухгалтерских проводок по учету кассовых операций в ООО «Палас» за март 2015 г.

Организация может открыть столько расчетных счетов, сколько необходимо для ее работы. Законодательно количество расчетных счетов не ограничено. ООО «Палас» имеет один расчетный  счет 407028170000000587,  открытый в Брянском ОСБ № 8605.

При открытии счета банком был заключен договор на расчетно-кассовое обслуживание  ООО «Палас» (Приложение 15), где оговорено, что банк взимает ежемесячно со счета клиента вознаграждение за обслуживание счета в размере 500 рублей. Кроме того в договоре РКО отражены и другие моменты, регулирующие взаимоотношения банка и клиента.

Согласно документу «Положение о безналичных расчетах в Российской Федерации», организации могут выбирать любую из форм безналичных расчетов, исходя из собственных интересов. Расчеты платежными поручениями (Приложение 16) являются наиболее распространенной формой расчетов в ООО «Палас» и представляют собой поручение организации обслуживающему его банку о перечислении определенной суммы со своего счета на счет другого организации.

Организация ежедневно получает от Брянского ОСБ № 8605 выписку из расчетного счета, т.е. перечень произведенных им операций (Приложение 17).

Банк, принявший платежное поручение плательщика, обязан перечислить соответствующую денежную сумму банку получателя средств для ее зачисле­ния на счет лица, указанного в поручении, в установленный срок.

Синтетический учет операций по расчетному счету бухгалтерия ООО «Палас» ведет на счете 51 «Расчетные счета».

Обороты по дебету счета отражаются в оборотах по счету (Приложение 18) и оборотно-сальдовой ведомости по счету 51 «Расчетный счет» (Приложение 19). Основанием для заполнения этой ведомости служат также проверенные и обработанные выписки. В ведомости на счете 51 «Расчетные счета» суммы записываются в разрезе корреспондирующих счетов с дебетом и кредитом счета 51.

Договор с банком предусматривает плату за открытие расчетного счета, она учитывается в составе прочих расходов. Так, в октябре 2010 года при открытии расчетного счета бухгалтер ООО «Палас» сделал проводки:

Д-т 91-2 К-т 51 – 5000 руб. - уплачены банку денежные средства за открытие расчетного счета

В таблице 5 отразим основные  бухгалтерские записи по счету 51 «Расчетные счета» ООО «Палас» за март 2015 года.

Таблица 5 – Бухгалтерские записи по учету денежных средств на расчетном счету ООО «Палас» за март 2015 г.

 

Таким образом, с расчетного счета ООО «Палас» оплачиваются обязательства, расходы и поручения организации, проводимые безналичным способом, а также осуществляются выдачи средств на выдачу зарплаты работникам организации.

За обслуживание расчетного счета банк в месяц взимает 500 рублей. Эти расходы относятся к прочим расходам ООО «Палас».

Аналитический учет отражается в журнале-ордере к счету 51 «Расчетный счет».

В конце года по приказу руководителя ООО «Палас» проводит инвентаризацию активов и обязательств,  в т.ч. и денежных средств на расчетном счете организации. Для этого  ООО «Палас» отправляет акт  с указанием величины фактического остатка на его счете денежных средств (по данным бухгалтерского учета). Банк, в свою  очередь подтверждает (или не подтверждает) фактическое наличие денег на счете клиента.

Акт служит основанием для отражения сальдо счета в баланса и прикладывается к годовому отчету.

В целях обеспечения достоверности бухгалтерского учета периодически проводится инвентаризация денежных средств организации, т.е. проверка соответствия данных бухгалтерского учета фактическому наличию денежных средств.

 Инвентаризация является одним из важнейших методов бухгалтерского учета.

Порядок проведения инвентаризации подробно установлен Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными приказом Минфина РФ от 13 июня 1995 г. N 49, в соответствии с которыми инвентаризации подлежит все имущество организации независимо от его местонахождения и все виды финансовых обязательств.

Для проведения инвентаризации денежных средств на расчетном счете создана  постоянно  действующая  инвентаризационная комиссия, в которую включаются представители администрации, бухгалтерии.

По результатам проверки составляется следующие документы:

• ИНВ-15 «Акт инвентаризации наличных денежных средств»;
• ИНВ-16 «Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности».

Бухгалтерская отчетность ООО «Палас», содержащая информацию по движению денежных средств, представлена бухгалтерским балансом и отчетом о движении денежных средств.

Итоговые обороты и сальдо по журналу-ордеру и оборотно-сальдовой ведомости переносятся в конце месяца в Главную книгу на счет 51 «Расчетный счет» (таблица 6).

Таким образом, можно сделать вывод, что порядок учета денежных средств в ООО «Палас» соответствует требованиям законодательства РФ.

При открытии счета банком был заключен договор на расчетно-кассовое обслуживание  ООО «Палас», где оговорено, что банк взимает ежемесячно со счета клиента вознаграждение за обслуживание счета в размере 500 рублей. Кроме того в договоре РКО отражены и другие моменты, регулирующие взаимоотношения банка и клиента.

Таблица 6 – Главная книга к счету 51 «Расчетные счета» ООО «Палас» за март 2015 г.

Учет денежных средств на расчетном счете ведется с использованием счета 51 «Расчетные счета». С расчетного счета ООО «Палас» оплачиваются обязательства, расходы и поручения организации, проводимые безналичным способом, а также осуществляются выдачи средств на выдачу зарплаты работникам организации.

2.3. Недостатки и пути повышения эффективности бухгалтерского учета денежных средств

Методология бухгалтерского учета денежных средств в ООО «Палас»не нарушается. Тем не менее, выявлен ряд недостатков:

- оформление  первичных документов с нарушением установленных требований;

- некорректное отражение операций по денежным средствам в учетных регистрах;

- нарушается график документооборота, а именно сроки внезапных проверок  кассы;

-  данная организация не инкассируется;

-  при сдаче денежных средств в банк, кассир не сопровождается;

- кассир организации посещает банк с незаполненным чеком,     подписанным руководителем ООО «Палас»;

 -  главный бухгалтер не ежедневно обрабатывает банковские выписки;

 -  реестр депонированных сумм не составляется;

- не осуществляется сверка соответствия записей в указанных банковских выписках и приложениях к ним;

-  бывает отсрочка в бюджет поставщикам по причине отсутствия денежных средств на расчетном счете;    

- перед составлением  годовой бухгалтерской отчетности инвентаризация  не проводится, что является нарушением Федерального закона «О бухгалтерском учете».

- по средствам безналичной формы ООО «Палас» производит расчеты с поставщиками, с бюджетом по налогам и сборам и перечисления во внебюджетные фонды. Расчеты не всегда проводятся в установленные сроки по ряду причин, вследствие этого организация имеет большую кредиторскую задолженность.

Как недостаток в организации бухгалтерского учёта в организации можно отметить то, что в учётной политике не предусмотрено создание резерва по сомнительным долгам. ООО «Палас» рекомендуется создавать резерв по сомнительным долгам. Учитывая, что отражение резерва в бухгалтерском учёте законодательно не прописано, считаем целесообразным ООО «Палас» предусмотреть в учётной политике формирование резерва по сомнительным долгам в бухгалтерском учёте по тем же правилам, что и в налоговом учёте.

Преимущество будет заключаться в том, что:

1. Для начисления налога на прибыль можно использовать данные бухгалтерского учёта, не корректируя их;

2. Уменьшится количество разниц между бухгалтерским и налоговым учетом прописанных в ПБУ 18/02, что во многом облегчит учет данного участка.

Недостатки действующей системы контроля заключаются в том, что инвентаризация расчётов производится только 1 раз год, сроки возникновения задолженности проверяются выборочно и нерегулярно, имеются случаи невыставления претензии.

Следует отметить, что исключение выявленных замечаний и применение рекомендаций позволит значительно улучшить организацию бухгалтерского учета в организации, избежать различных штрафных санкций и усилить контроль за наличием и движением используемых денежных средств.

Для устранения выявленных ранее недостатков  можно предложить пути совершенствования учета денежных средств для ООО «Палас»:

1. Усилить контроль по срокам предоставления отчетов кассира главному бухгалтеру.

 2. Руководству ООО «Палас» также усилить контроль  над формированием инвентаризационной комиссией, так как отсутствие при инвентаризации даже одного члена  комиссии, включенного в ее состав, служит основанием для признания результатов  инвентаризации недействительными.

3. Рекомендуется проводить внезапную инвентаризацию кассы и расчетов с подотчетными лицами, для своевременного выявления отклонений в бухгалтерском учете.

4. Необходимо повысить уровень ответственности работников за нарушение сроков предоставления авансовых отчетов.

5. Повысить уровень ответственности кассиров за нарушение порядка ведения кассовых операций, путем применения административных санкций: выговоров, замечаний, увольнений.

6. Необходимо следить за заполнением всех реквизитов оправдательных документов, а также соблюдать порядок списания расходов при отсутствии оправдательных документов.

7. Усилить  контроль за сохранностью денежных средств  путем проведения сверок с банком, где располагается расчетный счет.

8. Повысить уровень ответственности кассиров за нарушение порядка ведения кассовых операций, путем применения административных санкций: выговоров, замечаний, увольнений.

9. Также необходимо систематическое проведение экономической учебы среди работников бухгалтерии.

Упростить и ускорить контроль над движением наличных и безналичных активов организации способна автоматизация учета денежных средств. В настоящее время бухгалтерский учет в ООО «Палас» автоматизирован с помощью программы «1С: Бухгалтерия 7.7». Хотелось бы порекомендовать использование «1С:Бухгалтерия 8.3», она обеспечивает решение всех задач, стоящих перед бухгалтерской службой организации: выписку первичных документов, учет продаж и т.д. Кроме того, информацию об отдельных видах деятельности, торговых и производственных операциях, могут вводить сотрудники смежных служб предприятия, не являющиеся бухгалтерами.

«1С:Бухгалтерия 8.3» – универсальная программа массового назначения для автоматизации бухгалтерского и налогового учета, включая подготовку обязательной (регламентированной) отчетности. Это готовое решение для ведения учета в организациях, осуществляющих любые виды коммерческой деятельности.

Данное прикладное решение также можно использовать только для ведения бухгалтерского и налогового учета, а задачи автоматизации других служб, например, отдела продаж, решать специализированными конфигурациями или другими системами.

«1С:Бухгалтерия 8.3» рассчитана на полное отражение в бухгалтерском учете процессов производства. В информационной базе регистрируются перемещения материальных ценностей между подразделениями и материально − ответственными лицами предприятия, изготовление готовой продукций и полуфабрикатов, оказание производственных услуг, износ оборудования, прямые и косвенных затраты на производство. Отражение процессов производства в бухгалтерском учете производится путем ввода документов пользователями и автоматического формирования проводок по каждому документу.

Программа «1С:Бухгалтерия 8.3» имеет существенные преимущества перед версией 7.7.

Во–первых, за счет введения отдельного плана счетов налогового учета упрощена сопоставимость данных бухгалтерского и налогового учета, что важно для обеспечения требований ПБУ 18/02 «Расчеты по налогу на прибыль».

Во−вторых, появление в «1С:Бухгалтерия 8.3»партионного учета расширяет область применения типового решения. Помимо способа оценки материально-производственных запасов по средней себестоимости, становится возможным применение и такого способа, как ФИФО, независимо для бухгалтерского и налогового учета и для каждой организации.

В–третьих, в новой версии программы реализован опциональный аналитический учет по местам хранения: количественный и количественно-суммовой, а также реализована возможность учета товаров по продажным ценам.

В−четвертых, в новой версии «1С:Бухгалтерия 8.3»расширены возможности настройки типовых операций – средства группового ввода часто используемых бухгалтерских проводок. Этот простой, но эффективный инструмент автоматизации теперь может легко и быстро настраиваться пользователем.

Главными задачами автоматизации становятся: фиксирование операций по расчетам и движению денежных средств, контролирование кассовых операций, сопоставление трат их целевому назначению и контроль этих расходов, соблюдение условий договоров на предмет соответствия фактической и указанной в них форме расчетов, периодическое сопоставление проведенных расчетов по дебету и кредиту.

Программа «1С:Бухгалтерия 8.3» обеспечивает ввод и хранение первичных документов, справочников и получение на их основе широкого набора отчетных бухгалтерских форм. Средства настройки, входящие в систему, позволяют бухгалтеру самостоятельно вносить изменения в правила ведения учета (план счетов, набор типовых операций). Ввод информации может осуществляться как на уровне первичных документов (ордеров, поручений и т.д.), так и на уровне бухгалтерских проводок. Работа с первичными документами снижает вероятность ошибок в процессе работы и понижает требования к квалификации бухгалтера.

Рекомендации, сформулированные по  результатам  выполненной работы с разработанными на их  основе  практических  мероприятий, должны обеспечить значительное улучшение организации бухгалтерского учета денежных средств в банке ООО «Палас» и избежать штрафных санкций.