Основы построения бухгалтерского учета и анализа наличных и безналичных денежных средств

ВВЕДЕНИЕ

Бухгалтерский учет занимает одно из главных мест в системе управления организацией. Он должен отвечать требованиям международных стандартов, удовлетворять потребностям внешних и внутренних пользователей информации, выявлять резервы повышения эффективности деятельности организации и быть «языком бизнеса». Одним из необходимых элементов в деятельности организации выступают наличные и безналичные денежных средства.

Любая организация должна использовать эффективно и рационально денежные средства в процессе своей деятельности, что способствует повышению эффективности финансово-хозяйственной деятельности организации.

В рыночной экономике между организациями и банками постоянно совершаются сделки по поводу перераспределения, хранения денежных средств.

Всевозможные расчеты, возникающие между организациями, также ведутся при помощи наличных и безналичных денежных средств. С их помощью завершается превращение денежной формы выделенных средств в производственные запасы, получение денежной выручки и заключенного в ней чистого дохода.

Наличные и безналичные денежные средства в хозяйственном процессе выполняют функции меры стоимости, средства обмена, накопления капитала. Они являются абсолютно ликвидным активом, способным легко и быстро преобразовываться в любые виды материальных ценностей.

Важная роль наличных и безналичных денежных средств в обеспечении финансово – хозяйственной деятельности обуславливает необходимость организации непрерывного и своевременного учета денежных средств и операций по их движению; контроля наличия, сохранности и целевого использования денежных средств и денежных документов.

Таким образом, наличные и безналичные денежные средства выступают важнейшим фактором обеспечения кругооборота средств, а их своевременное завершение служит необходимым условием деятельности каждой организации.

Актуальность выбранной темы заключается в следующем:

- денежные средства принадлежат к числу наиболее подвижных и легко реализуемых активов (наиболее подвижный характер в составе денежных средств имеют наличные деньги);

- денежные операции носят массовый и распространенный характер;

- наличные и безналичные денежные средства – самая ликвидная часть активов организации, готовая к погашению любых ее обязательств;

- подвижность денежных средств и массовость денежных операций делают этот участок хозяйственной деятельности организации наиболее уязвимым с точки зрения различных нарушений и злоупотреблений.

Целью выпускной квалификационной работы является изучение действующего порядка учета, документирования денежных средств и денежных документов, анализ наличных и безналичных денежных потоков.

Объектом исследования является Кореновское районное потребительское общество.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

- раскрыть значение наличных и безналичных денежных средств;

- исследовать порядок документального оформления операции по учету денежных средств;

- отразить особенности синтетического и аналитического учета наличных и безналичных денежных средств;

- выявить преимущества автоматизации бухгалтерского учета наличных и безналичных денежных средств.

Для этого необходимо:

- знание законодательной базы по бухгалтерскому учету;

- изучение учетной политики, постановки бухгалтерского учета, бухгалтерской отчетности организации;

- исследование форм расчетных операций, применяемых в организации.

При написании выпускной квалификационной работы по исследованию учета и анализа наличных и безналичных денежных средств использованы следующие источники информации:

• бухгалтерский баланс;
• оборотно – сальдовая ведомость;
• журнал-ордер №1;
• журнал-ордер №2;
• анализ счетов 50 «Касса»; 51 «Расчетные счета»; 57 «Переводы в пути».
• первичные документы по учету наличных и безналичных денежных средств.

Методологической и теоретической основой выпускной квалификационной работы является: Федеральный закон «О бухгалтерском учете», Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности в Российской Федерации, Гражданский Кодекс Российской Федерации, Налоговый Кодекс Российской Федерации и другие нормативные документы, законодательные акты, публикации экономических журналов и газет, а также внутренняя документация Кореновского районного потребительского общества за 2012-2014 годы.

1 ОСНОВЫ ПОСТРОЕНИЯ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА И АНАЛИЗА НАЛИЧНЫХ И БЕЗНАЛИЧНЫХ ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ

1.  Нормативно-законодательная база, регулирующая учет наличных и безналичных денежных средств в Российской Федерации

Действующей в настоящее время системой нормативного регулирования бухгалтерского учета законодательно установлены единые правовые и методологические основы организации и ведения бухгалтерского учета в Российской Федерации. Общее методологическое руководство бухгалтерским учетом в Российской Федерации осуществляется Правительством Российской Федерации. Министерству финансов Российской Федерации предоставляется приоритетное право регулирования бухгалтерского учета, что заключается в разработке и утверждении положений (стандартов) по бухгалтерскому учету, других нормативных правовых актов и методических указаний по бухгалтерскому учету. Система нормативного регулирования бухгалтерского учета в Российской Федерации состоит из четырех уровней и построена таким образом, что, во-первых, исключаются противоречия нормативных актов между собой как по горизонтали, так и по вертикали; во-вторых, документы нижних уровней конкретизируют и развивают отдельные положения вышестоящих нормативных актов (таблица 1).

Таблица 1 – Система нормативного регулирования бухгалтерского учета в

России

Продолжение таблицы 1

К документам первого уровня относятся следующие нормативные акты: Налоговый кодекс Российской Федерации; Законы федерального уровня, субъектов федерации и муниципального уровня, в частности это Закон «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402 –ФЗ.

Второй уровень системы нормативного регулирования бухгалтерского учета составляют российские стандарты – Положения по бухгалтерскому учету, устанавливающие принципы, базовые правила ведения бухгалтерского учета отдельных объектов и на отдельных его участках. Российские стандарты бухгалтерского учета базируются на действующих международных стандартах финансовой отчетности (МСФО). Третий уровень составляют рекомендации по ведению бухгалтерского учета, в том числе инструкции, указания и т.п. Разрабатывать их могут все, кто заинтересован в интерпретации и детализации положений нормативных правовых актов первого и второго уровней. Примерами таких документов в частности является План счетов бухгалтерского учета и инструкция по его применению. По плану счетов бухгалтерского учета и в соответствии с инструкцией по его применению организация утверждает рабочий план счетов бухгалтерского учета, содержащий полный перечень синтетических и аналитических счетов.

Четвертый уровень включает в себя внутренние рабочие документы организации, которые она вправе разрабатывать в соответствии с нормативными актами предыдущих трех уровней. Таким документом является учетная политика организации. Формирование, раскрытие и изменение учетной политики осуществляется в соответствии с Положением по бухгалтерскому учету 1/2008 «Учетная политика организации» и должно применяться с учетом других Положений по бухгалтерскому учету.

Бухгалтерский учет регулируется общими нормативными документами для всех организаций. Однако каждая организация – это отдельный экономический субъект, имеющий свои цели и задачи.

Методы управления, применяемые одной организацией, могут быть неприемлемы и даже вредны для другой.

В связи с этим актуальным является рассмотрение различных подходов к эффективному управлению деятельностью организации.

Основными нормативными документами, определяющими методологические основы, порядок организации и ведения бухгалтерского учета наличных и безналичных денежных средств являются:

1) Гражданский кодекс Российской Федерации.

2) Налоговый кодекс Российской Федерации.

3) Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях. В кодексе административных правонарушений установлены штрафные санкции за нарушение кассовой дисциплины. Так, за нарушение лимита расчета наличными между юридическими лицами на организацию и ее руководителя может быть наложен штраф: для организации - от 40000 до 50000 руб., для руководителя - от 4000 до 5000 руб. (ст. 15.1 КоАП РФ).

4) Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 06.12.11 г. № 402-ФЗ.

Определены основные требования к ведению бухгалтерского учета, бухгалтерская документация и регистрация, обязательные реквизиты в первичной документации и регистрах бухгалтерского учета, оценка имущества и обязательств, инвентаризация имущества и обязательств. Согласно закону, все хозяйственные операции подлежат современной регистрации на счетах бухгалтерского учета на основании первичных учетных документов. Первичный учетный документ составляется в момент совершения операции или непосредственно по ее окончании. Разрешается составлять документы на машинных носителях.

Руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером утверждает перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов. Обязывает директора организации и главного бухгалтера либо уполномоченных ими лиц подписывать первичные бухгалтерские документы по операциям с наличными и безналичными денежными средствами.

5) Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации. Утверждено приказом Минфина РФ от 29.07.98 г. № 34н (в редакции приказа Минфина РФ от 24.12.2012г. №34н).

Это Положение разработано на основе Федерального Закона «О бухгалтерском учете» и определяет порядок организации и ведения бухгалтерского учета, составления и предоставления бухгалтерской отчетности юридическими лицами по законодательству РФ независимо от их организационно-правовой формы (за исключением кредитных организаций), а также взаимоотношения организации с внешними потребителями бухгалтерской информации.

6) Приказом Минфина России от 02.02.2013 № 11н состав положений по бухгалтерскому учету дополнился новым Положением по бухгалтерскому учету «Отчет о движении денежных средств» (ПБУ 23/2013). Впервые в российской практике появился стандарт о том, как отражать денежные средства и их потоки в отчете о движении денежных средств. Стандарт в основном направлен на более детальное раскрытие принципов классификации денежных потоков, в нем даны более детальные пояснения и определения.

7) Начиная с 2013 года вступило в силу новое Положение Центробанка РФ от 12.10.2013г. №373-П «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации».

Положение №373-П распространяется на организации (в том числе – применяющие УСН), их обособленные подразделения с отдельным расчетным счетом, а так же - на ИП.

Кроме того, Приказом Минфина от 17.10.2013 г. №133н утвержден Административный регламент исполнения Федеральной Налоговой службой государственной функции по осуществлению контроля и надзора за полнотой учета выручки денежных средств в организациях и у индивидуальных предпринимателей, который вступил в действие 19.02.2013г.

Соответственно, с 2013 года банки больше не будут заниматься контролем кассовой дисциплины и теперь этим займется налоговая инспекция.

8) Федеральный закон «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» от 22.05.2003 N 54-ФЗ (в ред. 25.11.2013г.)

Все организации и индивидуальные предприниматели при осуществлении наличных денежных расчетов или расчетов с использованием платежных карт в случаях продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг обязаны применять контрольно-кассовую технику. Из данного правила есть несколько исключений.

Во-первых, ККТ могут не использовать организации и индивидуальные предприниматели, оказывающие услуги непосредственно физическим лицам, если при расчетах они выдают документ, оформленный на бланке строгой отчетности (п. 2 ст. 2 Закона N 54-ФЗ).

Во-вторых, организации и индивидуальные предприниматели в силу специфики своей деятельности либо особенностей своего местонахождения имеют право производить наличные денежные расчеты и (или) расчеты с использованием платежных карт без применения ККТ при осуществлении видов деятельности.

Контрольно-кассовая техника, применяемая организациями и индивидуальными предпринимателями, должна быть зарегистрирована в налоговых органах по месту учета организации или индивидуального предпринимателя в качестве налогоплательщика.

Минфин России Приказом от 10.03.2009 № 19н утвердил Административный регламент исполнения Федеральной налоговой службой государственной функции по регистрации в установленном порядке контрольно-кассовой техники, используемой организациями и индивидуальными предпринимателями в соответствии с законодательством Российской Федерации. Этот документ применяется начиная с 31 июля 2009 г.

При его подготовке также были учтены требования, касающиеся регистрации, перерегистрации и снятия с учета ККТ, установленные в Положении о регистрации и применении контрольно-кассовой техники, используемой организациями.

Организация должна представить в налоговый орган для регистрации контрольно-кассовой техники следующие документы:

- заявление о регистрации контрольно-кассовой техники;

- паспорт контрольно-кассовой техники, подлежащей регистрации;

- договор о технической поддержке контрольно-кассовой техники, заключенный между организацией и поставщиком ККТ или центром технического обслуживания ККТ.

Осмотр и фискализация ККТ проводились только в налоговых инспекциях. Теперь по предварительному согласованию указанные процедуры могут осуществляться по месту установки контрольно-кассовой техники (например, если регистрации подлежит большое количество ККТ).

Осмотр ККТ проводится специалистом структурного подразделения налоговой инспекции, ответственного за регистрацию ККТ.

Процедура регистрации (перерегистрации, снятия с регистрации) контрольно-кассовой техники в налоговых органах отражена на рисунке 1.

Рисунок 1 - Процедура регистрации (перерегистрации, снятия с регистрации) контрольно-кассовой техники в налоговых органах

9) Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств. Утверждены приказом Минфина РФ от 13.06.95г. №49.

10) План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организации и Инструкция по его применению. Утверждены приказом Минфина РФ от 31.10.2000 г. № 94н.

Планом счетов для учета наличных и безналичных денежных средств предназначены следующие счета 50 «Касса», 51 «Расчетные счета», 52 «Валютные счета», 55 «Специальные счета в банках», 57 «Переводы в пути».

Основным документом четвертого уровня по учету денежных средств является учетная политика, формируемая главным бухгалтером организации и утверждаемая руководителем организации.

Основы формирования и раскрытия учетной политики организации установлены ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации», утвержденным приказом Минфина России №106н с изменениями от 11.03.2009 г.

В ситуации, когда учетные процедуры не получили должной стандартизации в организации, учетная политика становится чуть ли не единственным и основным способом формализации порядка ведения учета.

С другой стороны, общепризнанным стал и подход к учетной политике как к инструменту, с помощью которого можно отстаивать интересы налогоплательщика в суде, так как она получает юридический статус, занимая четвертый уровень системы законодательно – нормативного регулирования бухгалтерского учета.

В целом учетная политика организации призвана решать ряд задач, которые можно условно разделить на формальные и управленческие, что позволяет обозначить цели разработки учетной политики, представленные на схеме (рисунок 2).

Достижение формальной цели соблюдения законодательства в сфере бухгалтерского учета и отчетности в части требования достоверности учетных и отчетных данных организации, а также управленческой цели получения в системе учета информации, достоверно отражающей реальную картину финансово-хозяйственной деятельности организации для обоснования управленческих решений, обеспечивается посредством осуществления контроля над формированием и применением учетной политики.

Рисунок 2 - Цели разработки учетной политики и их влияние на

ее формирование

Такой контроль является неотъемлемым элементом общей системы внутреннего контроля над фактами хозяйственной жизни организации.

Все документы первого и второго уровня, а также План счетов бухгалтерского учета финансово- хозяйственной деятельности организаций, Инструкция по его применению и другие документы третьего уровня необходимы бухгалтерам любой квалификации в их повседневной практической работе.

1.2 Цели и задачи учета и анализа наличных и безналичных денежных средств

Наличные и безналичные денежные средства организаций представляют собой совокупность денег, находящихся в кассе, на банковских расчетных, валютных, специальных и депозитных счетах, в выставленных аккредитивах и особых счетах, чековых книжках, переводах в пути и денежных документах.

В широком смысле к денежным активам относятся также вложения в легкореализуемые ценные бумаги и требования на получение наличных и безналичных денежных средств.

Денежные средства характеризуют начальную и конечную стадии кругооборота хозяйственных средств, скоростью движения которых во многом определяется активность всей предпринимательской деятельности.

Любая организация в процессе осуществления текущей финансово-хозяйственной деятельности постоянно вступает в расчетные отношения со своими контрагентами. При этом оно может являться как покупателем, так и продавцом товара (продукции, работ, услуг), что, с одной стороны, подразумевает наличие обязательств по оплате товара поставщику, а с другой - обязательств покупателя перед организацией в отношении приобретенного товара (продукции, работ, услуг).

Кроме того, организация связана расчетными отношениями с бюджетом, внебюджетными фондами, прочими структурами, а также с учредителями и работниками организации.

Наличные и безналичные денежные средства являются необходимым условием функционирования организации. Без денег деятельность прекращается. Всесторонне скоординированная стратегия управления денежными ресурсами организации должна обеспечить его платежеспособность.

Кроме того, организации необходимы определенные запасы резервных наличных и безналичных денежных средств для оплаты возможных непредвиденных обязательств, а также для осуществления неожиданных выгодных инвестиций. Однако всякие излишние запасы денежных средств, приводят к замедлению их оборота, т.е. к снижению эффективности их использования, а в условиях инфляции - и к прямым потерям за счет их обесценивания.

Поэтому искусство управления денежными потоками заключается не в том, чтобы накопить как можно больше денег, а в оптимизации их запасов, в стремлении к такому планированию движения денежных потоков, чтобы к каждому очередному платежу организации по своим обязательствам обеспечивалось поступление денег от покупателей и других дебиторов при сохранении необходимых резервов.

Такой подход обеспечивает возможность сохранения повседневной платежеспособности организации, извлечения дополнительной прибыли за счет инвестиции появляющихся временно свободных денежных ресурсов без их замораживания.

Построение системы эффективного управления денежными потоками невозможно без наличия полной и достоверной бухгалтерской информации о наличии и движении денежных средств организации.

Все это придает особое значение учету наличных и безналичных денежных средств как важнейшему инструменту управления денежными потоками, контроля сохранности, законности и эффективности использования денежных средств, поддержания повседневной платежеспособности организации.

Целью бухгалтерского учета операций с наличными и безналичными денежными средствами является контроль над соблюдением кассовой и расчетной дисциплины, правильностью и эффективностью использования наличных и безналичных денежных средств, обеспечение сохранности денежной наличности и денежных документов в кассе.

Основными задачами по учету наличных и безналичных денежных средств являются:

- своевременное и правильное проведение необходимых расчетов, как путем безналичных перечислений, так и наличными деньгами;

- соблюдение действующих правил использования денежных средств по назначению в соответствии с выделенными лимитами, фондами и сметами;

- правильное и своевременное документальное оформление операций с наличными и безналичными денежными средствами;

- полное и оперативное отражение в учетных регистрах наличия и движения денежных средств и расчетных операций;

- контроль за наличием и сохранностью денег в кассе, на расчетном и других счетах в банках;

- организация и проведение в установленные сроки инвентаризаций денежных средств и состояния расчетов;

- изыскание возможностей недопущения возникновения просроченной дебиторской и кредиторской задолженности;

- контроль соблюдения расчетно-платежной дисциплины, своевременности перечисления сумм за материальные ценности, а также средств, полученных в порядке кредитования.

В основе реализации практически любого управленческого решения руководства лежит использование денежных средств. К числу таких решений относятся расходы на поддержание необходимого объема оборотных активов: запасов сырья, материалов, комплектующих изделий, готовой продукции, товаров для перепродажи, дебиторской задолженности, средств, необходимых для обслуживания и погашения кредиторской задолженности, оплаты труда работников, уплаты налогов и отчислений.

Важная роль анализа денежных потоков, создающего основу для формирования эффективной политики в принятии управленческих решений руководством организации, обусловлена рядом причин:

• денежные потоки обслуживают функционирование организации практически во всех аспектах деятельности;
• денежные потоки обеспечивают финансовую устойчивость и платежеспособность организации;
• рационализация денежных потоков способствует достижению ритмичности производственно-коммерческого процесса организации;
• эффективное управление денежными потоками сокращает потребность организации в привлечении заемного капитала;
• оптимизация денежных потоков является предпосылкой ускорения оборачиваемости капитала организации в целом;
• рациональное использование высвободившихся денежных средств в результате оптимизации денежных потоков способствует расширению масштабов производства и росту выручки, а также продажи продукции, товаров, работ, услуг, получению дополнительных доходов.

Недостаток денежных средств может оказать серьезное, негативное влияние на деятельность организации, результатом второго могут стать неплатежеспособность, снижение ликвидности, убыточность и даже прекращение функционирования организации в качестве хозяйствующего субъекта рынка.

Избыток денежных средств, также может иметь отрицательные последствия для организации, так как избыточная денежная масса, не вовлеченная в производственно-коммерческий оборот, не приносит дохода. Кроме того, на реальную стоимость денег, влияют инфляционные процессы, обесценивая их во времени. Чтобы принимать оптимальные управленческие решения, связанные с движением денежных средств, для достижения наилучшего эффекта хозяйственной деятельности руководству организации необходима постоянная осведомленность о состоянии денежных средств. Следовательно, необходимы систематический детальный анализ и оценка денежных потоков организации.

Цель анализа денежных средств – получение необходимого объема их параметров, дающих объективную, точную и своевременную характеристику направлений их поступления и расходования, объемов, состава, структуры, объективных и субъективных, внешних и внутренних факторов, оказывающих различное влияние на изменение денежных потоков.

К задачам анализа денежных средств организации относятся:

• оценка оптимальности объемов денежных потоков организации;
• оценка оптимальности денежных потоков по видам хозяйственной деятельности;
• оценка состава, структуры, направлений движения денежных средств;
• оценка динамики потоков денежных средств;
• выявление и измерение влияния различных факторов на формирование денежных потоков;
• выявление и оценка резервов улучшения использования денежных средств;
• разработка предложений по реализации резервов повышения эффективности использования денежных средств.